2023/09/13

勤怠を自社で管理するために必要なこと

勤怠を自社で管理するために必要なことは、大きく分けて以下の3つです。

1.勤怠管理の目的や目標を明確にする
勤怠管理を自社で行う際には、まず、何のために勤怠管理を行うのか、どのような目標を達成したいのかを明確にする必要があります。勤怠管理の目的は、大きく分けて以下の3つです。

・正確な給与計算を行うため
・労働基準法を遵守するため
・従業員の健康を守るため
勤怠管理の目的や目標を明確にすることで、自社に合った勤怠管理方法やシステムを選択することができます。

2.自社の勤務形態やルールを整理する
勤怠管理を行う際には、自社の勤務形態やルールを整理する必要があります。勤務形態やルールを整理することで、勤怠管理の対象者や管理すべき項目を明確にすることができます。

例えば、自社の勤務形態が「フレックスタイム制」や「裁量労働制」の場合、従来の「出勤・退勤時間」や「休憩時間」の概念が異なるため、それらをどのように管理するのか検討する必要があります。

3.勤怠管理方法やシステムを選択する
自社の勤務形態やルールを整理した上で、勤怠管理方法やシステムを選択します。勤怠管理方法には、手書き、エクセル、勤怠管理システムなどがあります。

手書きやエクセルによる勤怠管理は、導入コストが低いというメリットがありますが、管理に手間がかかり、不正申告や労働基準法違反を防ぐことが難しいというデメリットがあります。

勤怠管理システムは、手間をかけずに正確な勤怠管理を行うことができるというメリットがありますが、導入コストやシステムの操作性が課題となります。

自社の規模や予算、管理体制などを考慮して、適切な勤怠管理方法やシステムを選択することが大切です。

以下に、勤怠管理を行う際に注意すべき点について、具体的に挙げます。

・勤怠データは、給与計算や労働基準法の遵守だけでなく、従業員の健康管理や生産性向上にも活用することができます。そのため、勤怠データを有効活用するための仕組みを整えることも重要です。
・勤怠管理は、労働基準法で定められた企業の義務です。そのため、勤怠管理を適切に行うことで、労働基準法違反を防ぎ、企業のリスクを軽減することができます。

自社の状況やニーズに合わせて、適切な勤怠管理方法やシステムを選択することで、効率的で効果的な勤怠管理を行うことができます。

2023/08/24

GASを使って自動化させるのは難しいの？？

GASを使った自動化の難易度は、自動化したい業務の複雑さや、GASの知識やスキルのレベルによって異なります。

GASは、プログラミング言語のJavaScriptをベースとしたスクリプト言語です。
そのため、プログラミングの基礎知識があれば、比較的簡単に自動化のプログラミングを作成することができます。

ただし、GASは、WebサービスやAPIを操作するための機能が豊富に用意されており、
これらの機能を使いこなそうと考えたら、相当な知識が必要になります。
そのかわり、GASだけでより複雑な自動化を実現させることは可能です。

楽勤は、それらの知識をコピペだけで簡単に運用が行えるように
落とし込んだ簡易システムです。

しかしながら、その仕組みは勤怠管理に必要なことはもちろん、
かんたんな人事や労務の管理も合わせておこなえるものになっています。

ぜひ、GASを使った自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

2023/08/18

管理を自動化を成功させる重要な考え方について

問題：自動化を成功させる考え方は？
1.関連チームとのコミュニケーション
2.人を活用してシステム全体を構成する
3.プロセスの最適化とシンプル化
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答えは、全部です。
この3つがそろっていなければ、自動化されたとしても意味がなくなってしまいます。

その自動化の目的は？
難しい仕組みでは運用ができませんし、チームにとって使い物にならない仕組みでも意味がありません。
自動化は単なる技術導入だけでなく、人とプロセスの面も含めてトータルで戦略を考えることが重要です。


詳しく見ていきましょう。


1. 関連チームとのコミュニケーション
自動化の導入は、関連する部門やチームとの十分なコミュニケーションが欠かせません。
関連チームと協力して、自動化の導入目標や計画、進捗状況を共有しましょう。
関係者の意見やニーズを考慮に入れることで、導入プロセスがスムーズに進み、システムが実際の業務に適合するようになります。
また、透明性を保ちながらコミュニケーションを維持することで、信頼関係を築きながらプロジェクトを進めることができます。

2. 人を活用してシステム全体を構成する
自動化はツールやテクノロジーを活用する一方で、それを活かすために人の役割も非常に重要です。
システムの設計、監視、メンテナンス、改善などは、人の専門知識と経験が必要です。
システムの構築だけでなく、運用段階でも関与し、問題解決や最適化を行うことで、システム全体を効果的に運用することができます。

3. プロセスの最適化とシンプル化
自動化を導入する際には、対象となるプロセスを最適化してから自動化することが重要です。
過度に複雑なプロセスをそのまま自動化しても、効果が十分に発揮されない可能性があります。
プロセスをシンプルにし、不必要なステップや待ち時間を削減することで、自動化の効果を最大限に引き出すことができます。

以上、管理を自動化を成功させるために重要な考え方でした。

2023/08/10

勤怠を最安のコストで管理するために必要な考え方

こんにちは。

今日は、どんな管理の仕方をすればコストを最小に抑えられるのかについて考察していきます。

勤怠管理のシステムは多岐にわたりますが、
主な種類としては
・クラウド型
・オンプレミス型
の2種類です。

クラウド型は、
システム会社のプラットフォームで
会社の勤怠管理を行うというもので

オンプレミス型は、
自社にサーバーを設置して
勤怠システムを構築するといった感じです。

50人規模の会社が自社にサーバーを設置するとは考えにくいため
勤怠システムは主に従業員の規模によって
どのようなシステムを使うのかが決まってくるということです。

オンプレミス型は1000人規模～と言われているので
1000人以下はクラウド型のシステムの導入を検討することがほとんどです。


では、どの程度の規模になったらシステムを導入するのがベストなのかというと
答えは、管理体制によって、ということになります。


勤怠システムの主な目的は、勤務時間をかんたんに把握することですが
管理に目的によっては、欲しい数字は変わってきますよね。

例えば、残業時間が40時間を超えたら評価に影響がある、という管理をしている場合、
残業時間に合計とは別に40時間以上の数字を拾う必要がでてきます。

つまり、どんな管理をするのかによって、
欲しい数字は少しずつ変わってくるわけです。


勤怠システムの用途は勤務時間の集計ですが
管理の目的によっては、もう一歩だけ別に数字が欲しいということがあるということです。

そのため
・どんな管理をしたいのか
・どんな数字がでてくるのか
を最低限確認しておかなければ、
システムを導入したあとに、“管理体制”を変更する、といったことも起こり得ます。

実際の事例では、システムにあわせて就業規則を変更して
とんでもない労力がかかってしまったなんてこともあるくらいです。

単純に、勤務時間が分かればいいというのであれば
その目的にあった最安のシステムを選べばいいですし、
目的にあわせて、その中で、一番効率のいい方法はなにか？
と検討をすることで、コストを抑えることができます。


ただ、タイムカードの入力作業は、ヒューマンエラーが確実におこるため
何度も確認が必要になるため、
そこにかかる時間や従業員数に応じて判断する必要がでてきます。


楽勤は、オンプレミス型とクラウド型の良いところが組み合わさったような
自社管理型のシステムです。

ぜひ検討のひとつに入れてみてください。

2023/08/07

集計作業をしている人が真っ先に考えなければいけないこと

こんにちは。
今日は、集計担当者が行っている作業のうち、
たった1つ改善できればすべての効率が改善されるというお話です。

勤怠集計を行っている会社では、
タイムカードの時間をエクセルに転記して集計を行うことがほとんどだと思います。

その入力作業ですが、
入力をするからこそ、転記ミスが発生します。

ミスが起こるということは
確認作業が前提で業務フローが作られます。

いわゆるダブルチェックというやつです。

しかし、このダブルチェックも、
正しいと思い込んでいるとミスを発見することは難しいものです。

逆に、ミスを前提としてチェックをすると
入力する人よりも確認する人の方が時間がかかったりします。

つまり、入力作業があると
業務効率があがることはありません。

何度確認を繰り返したとしても、
その確認作業に漏れが発生してしまいます。


そのため、入力作業をなくすことを最優先として
業務フローを組むことが一番の改善策になってきます。

その具体的方法をこちらからご確認ください。